Todos hemos acudido alguna vez a una sala de reuniones. Hay personas que lo hacen semanalmente y otras a diario.  También tenemos quienes vienen de manera más esporádica. Aquí hemos encontrado muchos tipos de reuniones; de negocio, de networking, comerciales, por proyectos… etc. Una reunión exitosa puede permitirte vender una idea, finiquitar un negocio o realizar alguna alianza. Sea cual sea el objetivo, lo importante será transmitir el mensaje de forma correcta. Lo ideal de las reuniones, sería hacerla en una sala preparada para ello. Para ello te ofrecemos en el coworkings una magnífica solución.

 

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9 Reglas para conseguir una reunión de éxito

A continuación te daremos 9 tips de sentido común (que no siempre empleamos y deberíamos hacerlo) para sacar el máximo provecho a tus reuniones, haciéndolas más productivas y enriquecedoras.

1-. Es fundamental saber quién está dirigiendo la reunión y quién está destinado a atender. Cada una de las reuniones debe estar dirigida a alcanzar los objetivos de alguien; esa persona es la responsable de la reunión y decide qué quieren obtener de ella y cómo lo harán. Lo más probable es que en las reuniones en las que no haya un responsable definido corren el riesgo de ser improductivas.

2-. Nunca digas que no lo sabes. Una cosa es evitar improvisar y otra es demostrar poco profesionalismo, no tienes porqué decirle a los demás que no lo sabes, puedes indicar que pronto les tendrás la respuesta, que lo vas a investigar o bien preguntarles para ver si podrías aclarar la duda de otra manera. Pero jamás digas que no lo sabes.

3-. Mantén la mente lo más abierta posible. Conciliar diferentes puntos de vista puede ser difícil y tomar mucho tiempo. Depende del líder de la reunión equilibrar las perspectivas conflictivas, superar los puntos muertos y decidir cómo emplear el tiempo de la manera más sabia posible.

4-. Utilice la “regla de los dos minutos” para evitar interrupciones persistentes que a todo el mundo nos quema. La regla de los dos minutos especifica que tienes que darle a alguien ese período ininterrumpido para explicar su pensamiento antes de saltar con el tuyo. Esto garantiza que todos tengan tiempo para cristalizar por completo y comunicar sus pensamientos sin preocuparse de que sean malinterpretados o ahogados por una voz más fuerte.

5-. Aplicar la lógica de las conversaciones. Las emociones de las personas tienden a calentarse cuando hay un desacuerdo. Permanece tranquilo y analítico en todo momento; es más difícil cerrar un intercambio lógico en lugar de uno emocional. Si te mantienes cortés, mantendrás la serenidad de la reunión y harás que el ambiente se torne menos tenso.

 

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6-. Ten cuidado de no perder la responsabilidad personal a través de la toma de decisiones grupales. Con demasiada frecuencia, los grupos tomarán la decisión de hacer algo sin asignar responsabilidades personales, por lo que no está claro quién se supone que debe hacer el seguimiento. Se claro en la asignación de responsabilidades personales. Es un error muy común no hacerlo.

7-. Hacer un seguimiento en una pizarra de manera que todos puedan ver que en que punto se encuentran es una buena solución para evitar ir dando saltos de un punto a otro sin completar ninguno de ellos.

8-. Ten cuidado con los “conversadores rápidos”. Las personas que hablan rápido dicen las cosas más rápido de lo que puedan ser evaluadas y consiguen llevarte a la confusión. Es su responsabilidad dar sentido a las cosas cuando expongas, y no avances a otro punto hasta que lo hayas hecho. Si se siente presionado por una persona de este tipo, di algo así como: “Perdón por ser estúpido, pero voy a necesitar que reduzca la velocidad para que pueda darle sentido a lo que está diciendo”. Después, formula todas tus preguntas.

 

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9-. Finaliza las conversaciones y repasa lo dicho. Las conversaciones que no llegan a completarse son una pérdida de tiempo. Cuando hay un intercambio de ideas, es importante terminarlo estableciendo las conclusiones. Si hay acuerdo, dilo; si no, dilo también. Cuando se decida una acción adicional, realiza esas tareas en una lista de tareas pendientes, asigna a las personas para que las realicen y especifica las fechas de vencimiento. Escribe tus conclusiones, las teorías de trabajo y las tareas en lugares que lleven a que se utilicen como base para un progreso continuo. Para asegurarse de que esto ocurra, asigna a alguien para asegurarse de que se tomen notas y se realice el seguimiento.

 

 

 

 

 

 

 

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