Los primeros meses después de lanzar un negocio, son estresantes, por decirlo de forma suave. Estás buscando a sus primeros clientes, tratando de descubrir cómo funciona el infierno administrativo y pensando con anhelo y cariño cuando llegará un momento en el que poder tener 8 horas de sueño continuo. Te mueves a la velocidad de la luz durante esos primeros meses, y aunque es muy dinámico, también necesitas centrarte en tus prioridades, en lo que es realmente tu proyecto. No te preocupan las comidas o el alquiler de una oficina con suficiente espacio para poner unos buenos sofás. Estás trabajando en cafeterías, cocinas, bibliotecas, en cualquier lugar con wifi, porque lo único que tienes en mente es “¿Cómo puedo mantener esta empresa funcionando?

 

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Pero llega un día en el que sucede algo extraño. Las cosas de repente ocurren, levantas la cabeza, después de varios meses de trabajo intenso, y de alguna manera se ha formado una verdadera empresa a tu alrededor. Tienes empleados, procesos, clientes, etc. Es entonces, cuando te planteas oficialmente “ya somos una empresa real, !Necesitamos una oficina!”.

Hace tres años y medio, yo estaba en esta misma situación. A mi empresa le estaba yendo bien, estábamos alcanzando nuevos niveles de crecimiento, y aunque lo habíamos logrado hasta ahora como un equipo completamente remoto, supuse que en algún momento necesitaríamos un espacio de oficina. El problema era que, donde quiera que buscara, no tenía nada claro cuándo era el momento correcto para comprar/alquilar una oficina.

Antes de decidir si quieres o debes mudarte  o no a una oficina, debe preguntarte ¿Cuánto cuesta una oficina realmente?

 

Cuando investigué por primera vez el alquiler de una oficina para mi empresa, no me gustó lo que descubrí. Aprendí que debes asignar a cada empleado una cierta cantidad de metros cuadrados. Estaba considerando darles a mis empleados 12m2 cuadrados cada uno, lo que se traduce en un espacio de unos 4×3 metros. Luego, tuve que considerar factores como el tamaño de los despachos o mesas, los pasillos, los baños, las salas de reuniones, de descanso, las ventanas, las escaleras y similares. ¡Eso fue divertido!. Lo que no me gustó tanto, fue que cuando empecé a sumar todo el espacio que necesitaría, ¡estaba buscando  una instalación que me hubiera costado unos 30.000€ al año,  alrededor de  2.500€ al mes! Y eso siendo nada sofisticado. Eso no incluyó la adecuación del local, pequeñas reformas, mamparas, lo que me hubiera puesto en otros 30.000€. Además tendría que considerar permisos, licencias, mantenimiento, seguridad, limpieza, servicios públicos y un seguro…

El espacio estaba muy bien, desahogado, pero aún así, no podía deshacerme de esa cifra. 30.000€ por año por un alquiler, más el coste de escritorios y mobiliario, más seguridad, limpieza, instalación eléctrica, equipos informáticos, etc. Todo ese dinero por el desagüe. Puede ser fácil engañarse a sí mismo y pensar que una oficina es asequible ignorando todos esos costes secundarios, pero créanme, muchas pequeñas empresas se quedan en el camino porque subestiman el coste de una oficina.

 

 

Mientras investigaba el coste real de una oficina, no podía dejar de pensar en todas las otras cosas buenas que podía hacer con ese dinero. Podría:

  • Aumentar las condiciones y beneficios de por de mis empleados.
  • Expandir mi equipo.
  • Volver a invertirlo en la compañía. Podría invertir más de 30.000€ en hacer crecer mi empresa, o podría gastarlo en una oficina para un equipo que llegó hasta donde estábamos sin necesitarla.

Finalmente llegué a la conclusión de que estaba loco; me estaba dejando llevar por la multitud; Estaba haciendo lo que hacen todos los demás. No estaba siendo diferente. Opté por no mudarme a una oficina como tal. A decir verdad, estoy contento de haberlo decidido. En lugar de perder todo ese dinero en una oficina, pude ofrecer a mis empleados todos los beneficios que quería. Sentí esa presión, pero decidí tomar un camino diferente y mantener a mi equipo remoto. A vez, sin embargo se empezaban a producir situaciones donde el no tener un espacio común afectaba al desarrollo del negocio. La coordinación entre nosotros trabajando a distancia cada se hacia más compleja. Era necesario tener un lugar donde reunirnos, donde quedar con clientes, donde en un momento dado poder tener una dirección visible para los clientes.  Fue entonces cuando tomé la decisión correcta: Nos mudamos a un coworking.

Podíamos compaginar las ventajas de las dos alternativas. Podíamos tener la flexibilidad de trabajar a distancia, pero también teníamos la opción de tener un lugar físico donde reunirnos, compartir los proyectos,  y incluso hacer contactos nuevos con los otros coworkers. Además eliminamos de un plumazo los problemas de coste y tiempo de gestionar una oficina. Y esto no excluye , que si dentro de un tiempo la empresa sigue el crecimiento actual y/o diversificamos nuestra actividad nos planteemos tener nuestra propia oficina. Siempre tendremos esa opción de futuro.

 

 

 

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